Le modalità per convocare l’assemblea condominiale sono indicate dal dispositivo del comma 3° dell’articolo 66 delle disposizioni attuative del codice civile, che prescrive l’obbligo di comunicare l’avviso di convocazione soltanto tramite posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano. Dette modalità, ai sensi dell’articolo 72 delle disposizioni attuative del codice civile, non possono essere derogate neanche da un regolamento condominiale di natura contrattuale, essendo ritenute inammissibili forme di comunicazione diverse da quelle prescritte dalla legge.

Forma scritta
Nella specie l’obbligo di forma scritta per la procedura di convocazione dell’assemblea è stato introdotto dalla legge 220/2012, che ha tipizzato i mezzi di comunicazione utilizzabili, mentre in passato la stessa convocazione poteva essere fatta anche oralmente (Corte di Cassazione – sentenza n. 875/1999), salvo particolari modalità di notifica previste dal regolamento di condominio (Corte di Cassazione – sentenza n.
1515/1988).

È chiaro che oggi, all’esito dell’entrata in vigore della riforma del condominio, tali orientamenti giurisprudenziali non siano più condivisibili, essendo necessario convocare l’assemblea in conformità alla normativa vigente, per evitare il rischio di annullamento delle delibere assembleari.

E-mail
In tale prospettiva è lo stesso articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice civile a prevedere l’annullamento della deliberazione, ai sensi dell’articolo 1137 del codice civile, su istanza dei dissenzienti o assenti, che non siano stati ritualmente convocati.
Sotto tale profilo rileva la sentenza del Tribunale di Genova n. 3350 del 23 ottobre 2014 , con la quale è stata annullata la delibera condominiale, su istanza delle parti attrici che avevano citato il condominio per aver ricevuto la comunicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea tramite una e-mail (ordinaria), in violazione delle forme previste dal suddetto articolo 66 delle disposizioni attuative dl codice civile.

Viceversa, la Corte di Appello di Brescia-sezione 2 civile, con sentenza n. 4 del 3 gennaio 2019 , ha ritenuto valido l’inoltro dell’avviso di convocazione eseguito con e-mail “informale” da parte dell’amministratore, che aveva dato seguito ad una espressa richiesta del condomino destinatario della comunicazione. In ogni caso, non è consigliabile che l’amministratore inoltri l’avviso di convocazione dell’assemblea con una semplice e-mail, anziché attraverso un messaggio di posta elettronica certificata
sulla pec del destinatario, in quanto la stessa e-mail ordinaria non è contemplata dalla norma.

Né, tantomeno, è appropriato comunicare l’avviso di convocazione con posta prioritaria, anziché utilizzare una missiva raccomandata, con ricevuta di ritorno, o una raccomandata a mani, con ricevuta sottoscritta dal destinatario ricevente, oppure inviando un fax. Diversamente, nel caso dell’utilizzo di un mezzo di comunicazione differente da quelli prescritti dalla legge, l’amministratore si esporrebbe al rischio di
non riuscire a dimostrare la regolarità della convocazione assembleare.

Va da sé che l’amministratore, per evitare di incorrere in responsabilità, debba procurarsi sempre e comunque una prova documentale riferita alla spedizione\ricezione dell’avviso di convocazione, gravando su di lui l’onere probatorio sotteso alle eventuali contestazioni mosse dai destinatari della comunicazione.
Sotto questo aspetto la modalità di comunicazione più utilizzata dall’amministratore, per inoltrare l’avviso di convocazione dell’assemblea, resta sempre la raccomandata con avviso di ricevimento, che dà prova certa dell’inoltro e della ricezione. 

Le pretese dei non residenti
Ciò, nonostante le rimostranze di molti condòmini sprovvisti di pec, che esigono di non essere destinatari delle raccomandate, per evitare i relativi costi di spedizione, pretendendo di ricevere le comunicazioni via e-mail o addirittura con sms o whatsapp. Infatti, la trasmissione con mezzi elettronici, così come quella fatta a mani dell’amministratore, non comportano costi per i condòmini, mentre la spedizione postale della raccomandata implica sempre una spesa, che ingenera dubbi in termini di contabilizzazione.
In particolare il dilemma riguarda l’addebito nel rendiconto condominiale delle spese postali sostenute dal condominio per la spedizione dell’avviso di convocazione dell’assemblea e della copia del relativo verbale. In proposito va evidenziato che le spese postali sostenute per l’inoltro della raccomandata rientrano tra quelle necessarie a rendere un servizio nei confronti degli aventi diritto a ricevere l’avviso di convocazione o la copia del verbale d’assemblea e pertanto interessano i soli destinatari della comunicazione. Tali spese postali, dunque, non possono riguardare la pluralità dei condòmini, anche perché non è detto che tutti gli aventi diritto debbano ricevere l’avviso di convocazione o il verbale nello stesso modo. Infatti, salvo casi particolari, è ammesso che i condòmini possano scegliere di ricevere la comunicazione con uno dei mezzi previsti dal comma 3° dell’articolo 66 delle disposizioni attuative del codice civile. Per tali ragioni non è condivisibile l’idea che le spese postali per l’inoltro dell’avviso di convocazione o del verbale ai singoli aventi diritto possano essere considerate al pari di spese amministrative generali, per giustificarne la ripartizione a carico di tutti i condòmini.

È ovvio che una simile decisione assembleare andrebbe a configurare un ingiusto arricchimento per i condòmini destinatari delle raccomandate che, in assenza di una giusta causa, risparmierebbero a danno degli altri.

La scelta è libera
In pratica, ritenere legittima la decisione dell’assemblea di ripartire con i millesimi generali di tutti i comproprietari i costi delle raccomandate inviate soltanto ad alcuni di loro, significherebbe penalizzare i condòmini che utilizzano la posta elettronica  certificata o che optano per la consegna a mani o via fax.
Peraltro, non si comprende quale convenienza potrebbe avere un condomino a scegliere un mezzo di comunicazione anziché un altro, se poi, comunque, tutti i comproprietari sono costretti a corrispondere, pro quota millesimale, i costi delle raccomandate dirette a notiziare soltanto alcuni di loro. Tanto vale che tutti i condòmini siano destinatari di raccomandate, senza distinzioni, quantomeno si
eviterebbero disparità economiche tra di loro.

Tuttavia, il fondamento della scelta del legislatore, è proprio quello opposto, cioè consentire ai condòmini di scegliere tra più mezzi di comunicazione, altrimenti avrebbe indicato soltanto le raccomandate.
Sotto tale profilo, ciò che spinge i condòmini a dotarsi di una pec, di un fax, o a scegliere di ricevere a mani la comunicazione dell’amministratore, è proprio l’intento di evitare le spese postali per la ricezione delle comunicazioni di legge.

Tale motivazione è plausibile se si pensa che spedire con le Poste Italiane una raccomandata a/r contenente un foglio formato A4 costa all’incirca 6,50 euro, e se poi si imbustano anche gli allegati dell’avviso di convocazione, tipo quelli contabili, i costi aumentano notevolmente.

Il verbale
Stesso discorso vale per la copia del verbale e cioè: più fogli uguale più spese. Per non dire che più riunioni e più condòmini corrispondono a più costi. Pertanto, posto che la convocazione dell’assemblea, così come l’inoltro della copia del verbale agli assenti, rientrano tra i compiti inderogabili dell’amministratore, bisogna ritenere che:  «il contributo alla spesa per un servizio comune destinato ad esser fruito in misura diversa dai singoli condomini deve esser ripartito in proporzione all’utilizzazione di  esso e non ai millesimi al fine di evitare un indebito arricchimento rispettivamente a favore e a discapito dei singoli condomini»(Corte di Cassazione sezione 2 – sentenza n. 12573 del 10/05/2019).

Il principio sancito dalla Suprema Corte è che l’assemblea, nell’approvare gli stati di ripartizione delle spese, non può andare oltre a quanto disposto dalla legge, omettendo di considerare il comma 2 dell’articolo 1123 del codice civile applicabile nel caso di specie. Ragion per cui i costi per le spedizioni postali vanno considerati come spese personali addebitabili a ciascun condomino “in funzione dell’utilità concrete” di cui lo stesso gode e che si riferiscono ad “un servizio comune destinato ad essere fruito in misura diversa”.