L’installazione di impianti di videosorveglianza in condominio è una misura adottata sempre più frequentemente per garantire la sicurezza delle parti comuni.

L’accesso alle immagini registrate è regolato da precise norme a tutela della privacy dei condòmini e dei soggetti ripresi. Il Regolamento 679 del 2016 (Gdpr), stabilisce principi stringenti per il trattamento di dati personali derivanti dalla videosorveglianza. Il titolare del trattamento, che nel contesto condominiale sono l’insieme dei singoli condòmini (contitolari del trattamento) che decidono in sede assembleare, è chiamato a rispettare i principi di liceità, correttezza e trasparenza sanciti dall’articolo 5 del Gdpr.
L’amministratore, invece, laddove decida di operare come responsabile del trattamento, ha il compito di gestire le immagini secondo le disposizioni normative e le delibere assembleari.

Il principio di minimizzazione
L’accesso alle immagini non è un diritto indiscriminato, ma è consentito solo in presenza di specifiche condizioni giuridiche. Il principio di minimizzazione dei dati, sancito dall’articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del Gdpr, stabilisce che «i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati». Questo significa che l’accesso alle registrazioni può avvenire solo se strettamente necessario e motivato da un interesse legittimo e documentato.

Il singolo condomino, quindi, non ha un diritto automatico a visionare le immagini della videosorveglianza, a meno che non sia direttamente coinvolto in un episodio specifico che giustifichi la richiesta. L’articolo 15 del Gdpr, infatti, riconosce il diritto di accesso ai dati personali, ma solo nel caso in cui il richiedente sia direttamente interessato dalle informazioni trattate e nel rispetto delle finalità stabilite dal condominio.

Finalità difensive
L’accesso alle immagini può però essere richiesto per finalità difensive nel contesto di un procedimento legale. La normativa consente la possibilità di ottenere le registrazioni per la tutela di un diritto in sede giudiziaria, ai sensi dell’articolo 391-quater del Codice di procedura penale, che prevede che «il difensore della persona offesa o dell’indagato possa acquisire documenti, dati e informazioni da soggetti pubblici o privati utili alle indagini difensive». In questo caso, il richiedente deve incaricare un avvocato, che può presentare una richiesta formale per ottenere copia delle immagini. Tale accesso è strettamente limitato alle sole riprese necessarie per la difesa, escludendo la visione indiscriminata delle registrazioni.

Cosa deve contenere l’istanza scritta
L’amministratore può concedere l’accesso alle immagini registrate solo se il richiedente segue un iter ben definito. La procedura di richiesta prevede che il condomino o il suo difensore presenti un’istanza scritta, specificando:

• la data e l’ora della registrazione richiesta;
• la motivazione della richiesta;
• una dichiarazione che attesti che le immagini richieste lo riguardino direttamente o che siano necessarie per un’indagine difensiva.
  
  L’amministratore, ricevuta la richiesta, deve verificarne l’ammissibilità. Se la richiesta rientra nei casi previsti dalla normativa, il responsabile del trattamento, nominato ai sensi dell’articolo 28 del Gdpr, estrapola le immagini garantendo che non vengano trattati dati eccedenti rispetto alla finalità della richiesta. In particolare, se le immagini riguardano spazi comuni, devono essere adottate misure per oscurare eventuali soggetti terzi non coinvolti.

I tempi di risposta
L’amministratore è obbligato a rispondere alla richiesta entro 30 giorni, come previsto dall’articolo 12 del Gdpr. Se la richiesta viene respinta, il condomino riceverà una comunicazione scritta con la motivazione del diniego. Se la richiesta viene accolta, l’accesso alle immagini sarà consentito solo presso l’ufficio dell’amministratore, senza possibilità di ottenere copie, salvo gli specifici casi previsti dalla legge che consistono nel caso di richiesta avanzata da un avvocato per indagini difensive o da un’autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria, nei quali casi le immagini possono essere fornite su supporto adeguato. In assenza di tale richiesta, la divulgazione delle immagini potrebbe configurare un illecito trattamento dei dati personali, in violazione dell’articolo 6 del Gdpr, che elenca le basi giuridiche per un trattamento lecito.

E le finalità investigative
L’articolo 373 del Codice di procedura penale impone poi che, nel caso di acquisizione delle immagini per finalità investigative, venga redatto un verbale dettagliato contenente data, ora, luogo e modalità di acquisizione delle registrazioni. Questo documento ha lo scopo di garantire tracciabilità e trasparenza nel processo di estrapolazione delle immagini.

Le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza devono essere conservate per un periodo limitato. L’articolo 5, paragrafo 1, lettera e) del Gdpr impone il principio di limitazione della conservazione, secondo cui «i dati personali devono essere conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati».

Tempo massimo di conservazione
Le Linee Guida 3/2019 dell’Edpb e le Faq del Garante Privacy del 2020 indicano che il tempo massimo di conservazione delle immagini è generalmente fissato in 7 giorni, salvo la presenza di un dipendente, in cui il termine si riduce a 72 ore ai sensi dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Eventuali proroghe possono essere concesse solo in presenza di esigenze specifiche, come un’indagine in corso, e devono essere debitamente documentate. L’amministratore è anche tenuto ad adottare misure di sicurezza adeguate per garantire che l’accesso alle immagini sia controllato e riservato ai soli soggetti autorizzati. L’articolo 32 del Gdpr impone l’adozione di «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza conforme al rischio», tra cui l’utilizzo di sistemi di autenticazione con credenziali univoche, la protezione con crittografia dei dati e la registrazione degli accessi per prevenire
utilizzi impropri delle informazioni raccolte.